Migración de IBM Domino-Connections Cloud (SmartCloud) a MS O365 (Parte I)

Como empleado de IBM,  una de las ocasiones más frustantes con las que  me suelo encontrar es cuando uno de mis clientes quiere migrar desde Domino o SmartCloud a uno de nuestros competidores directos,  Microsoft o Google.

¡¡¡ Cuidado con los Costes y Riesgos Ocultos !!!

Las razones suelen ser diversas.  Dentro de ellas, nos encontramos además con 2 casos distintos que es importante diferenciar. Por un lado, están los clientes que no están aún en la nube (y buscan modernizar su infraestructura hacia la mejor opción) y por otra, aquellos que ya conocen SmartCloud (pero en muchos casos, no todas las nuevas funcionalidades o posibilidades que se van incorporando, ni la diversidad de opciones de conexión y integración).

Como buen conocedor del producto, la mayoría de las veces compruebas que las decisiones no han tomado en cuanta muchas veces todos los elementos,  y no es raro que de fondo, haya “cantos de sirena” de Microsoft, o que se haya transmitido una falsa sensación de sencillez y modernidad en dicha alternativa.  Por lo general, un alto porcentaje de estas migraciones se suelen revertir,  ya que si tienes la oportunidad de explicar a tu cliente el roadmap del producto,  su posicionamiento, y compararlo técnicamente contra la competencia, el cliente lo ve ya con otra perspectiva.  Es habitual además que el cliente desconozca las tareas que tendrá que asumir durante la migración, y que implicaciones tiene. Por eso,  le presentas la problemática de la migración a otros entornos, los costes, riesgos y que el valor que puede aportar dicho cambio es muy discutible, el planteamiento suele cambiar totalmente.

La presentación adjunta resume en gran parte los puntos principales de esta problemática, y introduce de por si material suficiente para escribir un post dedicado a esta temática.   No vamos a tratar de defender, técnicamente, en este post, las ventajas técnicas de un entorno frente al otro (ya habrá tiempo en otros post mas adelante),  sino que nos vamos a situar en aquellas otras ocasiones, más complicadas de gestionar, en las que el componente evolutivo, funcional, técnico o incluso coste no es lo importante.

En definitiva, ¿ que pasa si la decisión ya esta tomada y no hay otra opción más que la migración?.  Estamos en un mundo cada vez mas cambiante, en el que se producen constante fusiones de empresas, adquisiciones, o cambios estratégicos, que pueden influir de forma decisiva en forzar una migración, por lo que es algo inevitable y hasta lógico, el que podamos encontrarnos en estas situaciones.   En esos casos, sin olvidar que se trata de la decisión del cliente, la postura responsable es lograr que quede satisfecho con nuestra colaboración y no cerrarse puertas cara a un futuro. No es razonable poner palos en la rueda, pero tampoco debemos disfrazar la realidad. Será por tanto una situación complicada, ya que es díficil contar en estos casos con la confianza del cliente.

A lo largo de este post, intentaremos ver como podemos abordar esa migración, y con que nos podremos encontrar en cada caso.

Lo primero, es importante dejar claras las expectativas.  Ya es sobradamente conocido que una migración “tradicional” de un sistema Domino (on-premise), además del correo suele tener la complicación de la migración de las aplicaciones,   pero si además estamos hablando de SmartCloud,  añadimos mucha más complejidad, ya que este caso, no migramos solo un producto, sino toda una plataforma social, con datos de todo tipo (espacios colaborativos, ficheros, wikis, etc).

Microsoft tiene un modelo denominado Fastrack, que con ciertas limitaciones (número de días a migrar, correos encriptados, etc), aborda gratuitamente la migración de correo, incluyendo contactos y agenda.  Sin embargo, el sistema no incluye la migración de aplicaciones, ni por supuesto, cualquier tipo de elemento social.   Además, Microsoft requiere siempre que la información esté en local, y no permite migración de forma directa de nube a nube.  El problema es que el cliente no siempre es consciente de este último y importante punto,  y en  en el caso de que ya estuviera en SmartCloud, esto implica en la práctica 2 migraciones diferentes, la primera, pasar toda la infraestructura SmartCloud a un entorno local (habilitando nuevos servidores Domino y adquiriendo las necesarias licencias para dicha infraestructura), y la segunda, la  migración de esa infraestructura a O365. El coste en estos casos se dispara.

Como alternativa a realizar esta doble migración,  existe la posibilidad de olvidarnos del Fastrack  estándar y usar mecanismos como el IMAP.   Este mecanismo si permite una migración directa de nube a nube, de forma que de SmartCloud podriamos pasar usuarios directamente a O365,  pero antes de plantearnos de forma seria esta alternativa, debemos tener en cuenta que no es un procedimiento recomendado para entornos empresariales al contar con limitaciones importantes cara a una migración.

Además, hay que tener en cuenta que el IMAP no es un protocolo diseñado a su vez para una extracción masiva de buzones, y por sus limitaciones de escabilidad, los proveedores de servicio  (y IBM no es una excepción) imponen además restricciones de uso y tiempo para garantizar que una descarga masiva de datos no impacte al servicio ni a otros clientes.   En definitiva, IMAP puede ser una opción viable para unos pocos usuarios, pero lo recomendable es limitarlo a unos pocos usuarios avanzados que puedan realizar el procedimiento por si solos, y no como procedimiento masivo o automatizado, ya que podría implicar que el servicio se suspendiera temporalmente para no afectar al resto de usuarios.

Ante estas dificultades de tiempo y costo,  muchas empresas se plantean no hacer una migración de datos y empezar con buzones de cero, sin datos antiguos.  No es algo recomendado,  ya no solo porque dejas escapar gran parte del conocimiento de la empresa (creando ademas malestar en los usuarios y rechazo en el nuevo sistema), sino porque datos que no creias importantes antes, pueden serlo en un futuro, cuando su perdida es ya irremediable.  En empresas medianas o grandes se añaden también posibles temas legales, de auditorias, o incluso normativa GDPR y/o compliance.

¿ Que alternativas tenemos entonces ?  Indudablemente, es importante hacer al menos una extracción de datos que nos valga a efectos históricos, y a ser posible, importarlos (migrarlos) en el O365 para tener toda la información conjunta.  El que no podamos usar un Fastrack tradicional o no sea recomendable usar un IMAP  no quiere decir que no podamos bajar nuestros datos de SmartCloud, y conservarlos para motivos históricos y una migración posterior. Hay que ser consciente de que no es un tema trivial, y que tiene su impacto en tiempo y costo.

Un punto importante, y que debemos tener en claro antes de continuar, es que los datos siempre son nuestros (del cliente), estén en local, o en la nube.  Pero si están en la nube, es responsabilidad del mismo bajarlos ANTES de finalizar el servicio de SmartCloud.  El contrato de Terminos y Condiciones de servicio claramente lo especifica en su apartado “Data Retrieval and Removal”.   El usuario debe disponer por tanto de una subscripción activa, para poder descargarse el buzón.   Si la subscripción no está activa, el buzón se borra, y una vez que han pasado 90 días del borrado inicial, se aplica las “Best practices” existentes para la destrucción de datos, de forma que el buzón es totalmente irrecuperable.   Por eso, es importante que el cliente tenga un cuenta estos tiempos, de forma que pueda planificar su proyecto de migración para ajustarse a los mismos.

El mismo contrato anterior, especifica también la forma de bajarse los datos.  En el caso del entorno social, podremos usar las APIs existentes, y en el caso del correo, obviamente, los programas que se apoyan en dichas APIs (el cliente Notes), teniendo en cuenta siempre que las mismas pueden tener mecanismos de throttling.

En definitiva, la migración es posible, y existen formas, a través de un un cliente notes,  o con programación a medida,  de realizar dicha operación.   En las siguientes partes de este artículo  entraremos en detalle sobre estos mecanismos.

4 pensamientos en “Migración de IBM Domino-Connections Cloud (SmartCloud) a MS O365 (Parte I)

  1. Hola Andres
    Enhorabuena por tu blog, aqui tienes un fiel seguidor.

    Respecto a este tema, a mi me ha tocado y me sigue tocando muy de cerca.
    Puesto que aqui nos basamos en opiniones personales, creo que la gran culpa de que los clientes decidan migrar incluso asumiendo elevados costes etc, es por la poca claridad en el roadmap del producto. Nadie quiere arriesgarse a quedarse mañana con un producto obsoleto sin soporte y ademas muy dificil de mantener puesto que los que son especialistas y debido a estas situaciones han abandonado la plataforma para readaptarse.

    Al final, yo por mi parte reconozco que aunque ha sido , es y sera una de las partes mas desagradables tambien te abre un mundo nuevo de conociminentos en los que si aplicas tu logica de “lotus” y tu experiencia te aporta muchisimo. Sobre todo a la hora de saber explicar a los clientes los por ques lo que le va a pasar en el corto-medio plazo, etc.

    Un Saludo amigo

    • Hola Daniel,

      Me alegro mucho de tenerte por aqui…

      Mi opinión es que muchas empresas precisamente van a la nube, para facilitar la administración, olvidarse de desplegar actualizaciones, parches, y poderse concentrar en la gestión del producto, no su mantenimiento. Siempre es necesario una persona con skills del producto, llevarse a la nube el mismo no quiere decir que ya no requieras de técnicos, pero los conocimientos pueden ser mucho mas generales, y mas de gestión. Cuanto mas expertise tenga el equipo local, mejor, estoy de acuerdo, pero no es algo imprescindible, y en cualquier caso, no comparto la idea de que puedan quedarse sin soporte ni pienso que sea mas complicado encontrar o formar perfiles para ello ahora que antes (sobre todo cuando ademas cuando la solución esta en la nube).

      En cuanto a lo “obsoleto”, abres un melón muy interesante. Precisamente tenia previsto un post sobre el tema (¿ se ha quedado obsoleto el email?). La posición de IBM ha sido vender siempre una plataforma colaborativa, no solo un email, tanto en la nube como on-premise. Todas las grandes compañias saben que el email tiene que evolucionar hacia una plataforma, y IBM esta reconocida como la plataforma de colaboración lider del mercado. Es hacia ahí donde hay que posicionar el mensaje, ya que ese es un diferenciador importante, en el que Microsof está mucho peor posicionado (en la colaboración) y no quedarse en un solo elemento (el correo).

      Lo que deberiamos preguntarnos… ¿que pasa con aquellos clientes que NO quieren ir a la nube y quieren una plataforma colaborativa, moderna, que evolucione? ¿ Como soluciona el problema MS, que no tiene soluciones on-premise para Yammer, OneDrive, etc ? ¿ Será por eso el esfuerzo de Microsoft en migrar cuanto antes a sus propios clientes exchange a office365 ?.

  2. Jeje,
    Debatamos si,

    Primero la pregunta de NUBE si o NUBE no, esta claro o vas a la NUBE (la que sea o estas fuera, y esa es la estrategia de IBM que regala las dual identities y de MS que regala las migraciones). Que facilita la gestion y upgrades si claro. Yo lo veo ideal para plataformas pequeñas medianas. Pero muy muy complejo para plataformas grandes y profundamente integradas con otros sistemas (sea el fabricante que sea) y que ademas llevan 20 años con ello funcionando que incluso no saben ni el inventario de lo que esta o no en uso, lo que esta customizado etc.

    En cuanto a “colaboracion”, bien. Podriamos decir que la “vision” es la correcta pero como he dicho antes no es nada facil cambiar la cultura de sistemas integrados. Yo he visto mucha gente aprovecharse de la oferta de Smartcloud para iniciar un POC y resulta que el POC es el mismo esfuerzo que realizar la hibridacion completa asi que si te lanzas al POC te vas si o si a la NUBE.

    En cuanto a LIDER del mercado, yo siempre digo que la mejor herramienta es la que uno sabe usar asi que ahi no voy a entrar, yo prefiero Notes esta claro, pero no voy a entrar en eso, y normalmente esas decisiones no son decisiones en la que se tengan en cuenta la opinion de los tecnicos.

    Te puedo decir que yo estoy administrando O365 desde mi propia app hecha en Notes y hace 3 años que migre a Google otra plataforma fue lo mismo (administraba todo desde Lotus)

    A la ultima pregunta creo que tanto IBM como MS haceno tienen la misma estrategia.

    Saludos

    • Bueno, estamos mas cerca de lo que parece…;-)
      Hay empresas que por cultura, problemática, o lo que sea, prefieren no ir a la nube. Esas empresas no son abandonadas por IBM, quien ofrece toda su una completa gama de productos en colaboracion tambien on-premise. La empresa puede seguir evolucionando a una infraestructura moderna on-prem, incluido el propio verse. Si no quieres ir a la nube, no tienes porque, o puedes ir parcialmente (hibrido). La “estrategia” hay de Microsoft es mas difusa, ya que no posee de todo ese portfolio (ie, yammer, onedrive) de soluciones on-prem. Su producto centra toda su evolución principalmente en la nube.

      Lo de los POC, no acabo de entenderlo muy bien. Entiendo que te referiras a periodos en los cuales verse no estaba disponible on-prem, por lo que se mostraba una instalacion hibrida en la nube, pero lo importante es que es una opción, no una obligación.

      En cuanto a plataforma líder en colaboración, uso como referencia este link-> https://www.ibm.com/blogs/social-business/2016/12/12/leading-collaboration-solutions/ , pero en lo que estoy de acuerdo contigo es en que la opinión de los técnicos, desgraciadamente, no suele escucharse y se deja del lado de las decisiones. Smartcloud es una estupenda plataforma para colaboración, es innovadora, y tiene un futuro y una evolución muy prometedora. De todas formas, independientemente del link de arriba, también esta claro que no todo el mundo valora lo mismo, por lo que este es un punto anecdótico. Una plataforma puede ser muy buena en correo y muy mala en el aspecto social, o al reves, y según como valores funcionalmente (ya no tecnicamente) cada cosa, tu visión puede cambiar. Entiendo que es un punto que poco a poco, perderá importancia, estamos hablando de 3 grandes competidores, y cada uno tiene sus puntos fuertes y sus flacos, según tus necesidades, las posiciones primero, segundo o tercero, son relativas, y no seria de extrañar incluso que vayan alternandose posiciones a lo largo de su evolución (y su roadmap). Lo que quería un poco reflejar es que la diferencia en correo no es tan grande en ambas (en “social” no hay duda que lo es), y que el coste del cambio es considerable (y muchas veces se oculta), así que mejor que estes realmente muy seguro del ROI antes de lanzarte a aventuras… .

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